수출입세환급 신청 시 미리 준비해야 할 합규 필수 핵심 증서 자료는 무엇인가요?

저는 상하이에서 반년째 운영 중인 야외용품 수출 중소 무역 기업의 대표입니다. 지난 달에 EU로 발송한 첫 세 차례 화물에 대한 전액 외화를 완전히 회수했습니다. 지난 달 동업계 친구가 세환급을 처리할 때 증서 순서가 혼란되고 자료 논리가 맞지 않아 세무 조사를 받아 세 환급금을 받는 데 세 달 이상 지연되었을 뿐만 아니라 합규하지 않은 것으로 분류되어 거의 장부에 적재될 뻔했습니다. 저는 이전에 세환급 신청 관련 작업에 전혀 접해본 적이 없어 첫 단계로 어떤 공식 시스템에 접속해 작성해야 하는지, 가장 먼저 어떤 핵심 자료를 업로드해야 하는지 전혀 모릅니다. 임의로 작업하면 세무 예외 기록이 남을까 두려워 신청 제출부터 시작하는 완전한 합규 운영 경로와 함정에 빠지기 쉬운 숨겨진 세부 사항을 알고 싶습니다.