수출세 환급에 필요한 핵심 서류와 비치 자료는 무엇인가요?

저는 회사에 새로 온 재무 담당자입니다. 수출세 환급 업무를 맡게 되었는데요. 사장님이 서둘러 처리하라고 재촉하시면서, 작년에 서류 문제로 한 건의 환급금이 반년이나 지연된 적이 있다고 하셨습니다. 기존 기록을 살펴보니, 다양한 송장, 세관 신고서, 선하증권이 뒤섞여 있어서 전혀 정리가 안 됩니다. 인터넷에서 찾아본 자료도 말하는 바가 제각각인데, 원본이 반드시 필요하다는 말도 있고, 전자 파일도 가능하다는 말도 있으며, '서류 비치'에 대해 언급하는 자료도 있습니다. 정확히 무엇을, 어떻게 비치해야 하는지 전혀 감이 오지 않습니다. 지금 가장 두려운 것은 제출한 자료가 세무서에서 반려되거나, 더 심각하게는 어떤 서류 하나가 규정을 어겨서 조사를 받게 되는 것입니다. 가장 기초부터 시작해, 현재 수출세 환급을 신청하려면 정확히 어떤 자료를 준비해야 하는지, 이 자료들 사이에는 어떤 연관 관계가 있는지, 준비 과정에서 어떤 부분에서 문제가 발생하기 쉬운지, 그리고 어떻게 사전에 방지할 수 있는지 체계적으로 정리해 주실 수 있을까요?