수출입무역기업이 수출세환급 전과정 운영을 어떻게 완료해야 하나요?

저는 막 시작한 공무일체 기업의 대표로 주로 유럽에 맞춤 기계설비를 수출하고 있습니다. 지난해 말 드디어 첫 해외 주문을 받았고 상품은 상하이항을 통해 출하했습니다. 이제 재무 동료가 세환급 준비를 시작해야 한다고 알려줬지만 저는 완전한 초보라 '증서비축', '세환급 신고서' 같은 용어를 보면 머리가 아파요. 제가 가장 걱정하는 두 가지가 있습니다. 첫째, 우리 회사가 작아 재무 인원이 한 명뿐인데 과정이 너무 복잡해 해결하지 못할 것 같고 증서에 실수가 생기면 세환급을 받을 수 없을까요? 그 세환급금은 우리 현금흐름에 아주 중요합니다. 둘째, 요즘 세무서가 검사를 엄격하게 하고 자주 '조사회신'을 하는데 우리 같은 신규 기업이 집중 관리 대상이 될까요? 가장 쉬운 말로 상품을 수출한 후 세환급금이 안전하게 계좌에 입금될 때까지 어떤 구체적인 단계를 거쳐야 하는지 각 단계에서 가장 쉽게 실수할 부분은 어디인지 설명해 주실 수 있나요?