Unvollständige zur Prüfung vorzuhaltende Dokumente für die Exportsteuerrückerstattung? Diese 3 Kerndokumente beeinflussen direkt die Gutschriftsgeschwindigkeit der Steuerrückerstattung

Kernkonformitätsrahmen für zur Prüfung vorzuhaltende Dokumente der Exportsteuerrückerstattung 2026

Im März 2026 haben die Zollgeneraldirektion und die Staatliche Steuerverwaltung gemeinsam die überarbeitete „Verwaltungsvorschrift für Aufzeichnungsdokumente der Exportsteuerrückerstattung (-befreiung)“ herausgegeben,die verbindliche Formatanforderungen für elektronisch aufzubewahrende Dokumente klargestellt und gleichzeitig spezielle Aufzeichnungsdokumente für B2B-Exporte von grenzüberschreitenden E-Commerce-Unternehmen in den Prüfbereich einbezogen.Anders als früher,als nur papierliche Archivierung erforderlich war,schreibt die neue Regelung vor,dass die von Unternehmen aufbewahrten elektronischen Dokumente in OCR-durchsuchbarem PDF-Format mit elektronischer Signatur vorliegen müssen und innerhalb von 10 Werktagen nach Aufforderung durch die Steuerbehörde vollständig vorzulegen sind.

Als in Shanghai ansässiger Außenhandelsdienstleister unterstützen wir Unternehmen auf Basis unseres landesweiten Hafenvernetzungsnetzes bei der Archivierung und Konformitätsprüfung der gesamten Prozesskette der zur Prüfung vorzuhaltenden Dokumente.Im Hinblick auf die im Rahmen der neuen Regelung 2026 angepassten Anforderungen an elektronische Signaturen von Ursprungszeugnissen von RCEP-Mitgliedsstaaten und die Aufbewahrungsstandards für Dokumente zur Befreiung von Antidumpingzöllen der EU führen wir im Voraus Vorabprüfungen durch,um Verzögerungen bei der Steuerrückerstattung aufgrund abweichender Dokumente zu vermeiden.

1.Liste von vier Kategorien von Kernaufbewahrungsdokumenten zur Prüfung

Gemäß der neuesten Politik von 2026 müssen die zur Prüfung vorzuhaltenden Dokumente für die Exportsteuerrückerstattung die gesamte Transaktionskette abdecken.Im Folgenden finden Sie die vier verbindlich erforderlichen Dokumentenkategorien und die entsprechenden Konformitätsanforderungen:

Häufige Konformitätsrisiken und Vorschläge zur Risikovermeidung

• Elektronische Dokumente werden nicht vorschriftsmäßig gespeichert: Es werden nur Screenshots von Kommunikationsprogrammen oder unverschlüsselte Bilddateien aufbewahrt,die bei der Prüfung durch die Steuerbehörde nicht per OCR durchsucht werden können,was direkt als nicht vorschriftsmäßige Aufbewahrung von Dokumenten eingestuft wird.
• Abweichung zwischen der Warenbeschreibung der Zollanmeldung und der Rechnung: Einige Unternehmen vereinfachen die Warenbeschreibung in der Zollanmeldung zur Vereinfachung der Anmeldung als "Hardwarewerkzeuge",während die Rechnung konkrete Modelle angibt,was dazu führt,dass die Steuerbehörde die Authentizität der Warenkategorie anzweifelt.
• Fehlende Aufbewahrung von Deviseneinnahmenachweisen: Bei Projekten mit langfristiger Deviseneinnahme wird das langfristige Devisenabkommen mit der Bank nicht aufbewahrt,sodass die Steuerbehörde die Steuerrückerstattung bis zur Vorlage vollständiger Deviseneinnahmenachweise aussetzt.
• Beglaubigung von Ursprungszeugnissen entspricht nicht der neuen Regelung 2026: Ursprungszeugnisse für RCEP-Mitgliedsstaaten müssen mit einer elektronischen Signatur der befugten Stelle des Exportlands versehen sein,papierlich beglaubigte Versionen werden nicht mehr anerkannt.
• Unvollständige Logistikdokumente: Es wird nur die Kopie des Konnossements aufbewahrt,während Lagerempfangsbestätigung und Speditionsvertrag nicht vorliegen,sodass der gesamte Verlauf der tatsächlichen Ausfuhr der Waren nicht nachgewiesen werden kann.

Praxisbeispiel: Verzögerung der Steuerrückerstattung aufgrund unvollständiger Aufbewahrungsdokumente und Korrekturmaßnahmen

Im Jahr 2025 exportierte Herr Deng,Leiter eines Hardwareexportunternehmens in Shanghai,Handwerkzeugsets im Wert von 1,2 Millionen US-Dollar in die EU.Da die elektronisch signierte Version der Lagerempfangsbestätigung nicht aufbewahrt wurde,setzte die Steuerbehörde die Steuerrückerstattung in Höhe von 186.000 Yuan aus.

Nach Erhalt des Auftrags haben wir Herrn Deng sofort angewiesen,sich an den Spediteur zu wenden,um die elektronisch signierte Datei der neuen Lagerempfangsbestätigung 2026 abzurufen.Gleichzeitig haben wir die Warenbeschreibungen der Zollanmeldung und der Verkaufsrechnung abgeglichen,die konkreten Modelle aus der Rechnung in die Bemerkungsspalte der Zollanmeldung ergänzt und die Korrektur der Anmeldedaten abgeschlossen.Innerhalb von 3 Werktagen schloss die Steuerbehörde die Nachprüfung ab,die gesamten Rückerstattungsmittel wurden gutgeschrieben,ohne dass zusätzliche Verzugszinsen anfielen.

Die Kernlehre aus diesem Fall lautet: Unternehmen legen oft Wert auf Kerndokumente wie Zollanmeldungen und Rechnungen,vernachlässigen aber die Aufbewahrung von Dokumenten der gesamten Logistikkette.In der neuen Regelung 2026 sind Logistikdokumente zu einem der Schwerpunkte der Prüfungen durch die Steuerbehörden geworden.

Konformitätsdetails,die im Jahr 2026 besonders beachtet werden müssen

Je nach Exportmarkt gibt es unterschiedliche Anforderungen an die zur Prüfung vorzuhaltenden Dokumente: Für Exporte in RCEP-Mitgliedsstaaten muss zusätzlich der elektronische Überprüfungslink des Ursprungszeugnisses aufbewahrt werden; für den US-Markt muss die AMS-Anmeldebestätigung des US-Zolls aufbewahrt werden; für den Markt im Nahen Osten muss die Einfuhrbescheinigung nach der Zollabfertigung der Waren aufbewahrt werden.

Darüber hinaus werden die Steuerbehörden im Jahr 2026 die Prüfungen von Unternehmen,die an einem anderen Standort anmelden,intensivieren.Wenn ein Unternehmen am Hafen Shanghai zollabfertigt,aber die Steuerrückerstattung in Shenzhen anmeldet,muss zusätzlich die Vernetzungsprüfungsbescheinigung des fremden Hafens aufbewahrt werden,um die Rückverfolgbarkeit der Dokumente über die gesamte Prozesskette zu gewährleisten.

Risikowarnung: Strafstandards für nicht vorschriftsmäßige Aufbewahrung von Dokumenten

Gemäß der 2026 überarbeiteten Durchführungsverordnung zum Steuereinzugsgesetz werden Unternehmen,die die zur Prüfung vorzuhaltenden Dokumente für die Exportsteuerrückerstattung nicht vorschriftsmäßig aufbewahren,von der Steuerbehörde zur Korrektur innerhalb einer festgelegten Frist verpflichtet und mit einer Geldstrafe zwischen 2.000 und 10.000 Yuan belegt; in schwerwiegenden Fällen wird eine Geldstrafe zwischen 10.000 und 50.000 Yuan verhängt,gleichzeitig wird die Steuerkreditwürdigkeit des Unternehmens beeinträchtigt,was dazu führt,dass die Erfolgsquote bei nachfolgenden Rückerstattungsprüfungen um mehr als 30 % sinkt.

Wenn Unternehmen absichtlich Aufbewahrungsdokumente verbergen oder fälschen,wird dies als Betrug bei der Exportsteuerrückerstattung eingestuft,wobei eine Geldstrafe in Höhe von 50 % bis zum Fünffachen des betrügerisch erlangten Rückerstattungsbetrags verhängt wird,und sogar strafrechtliche Verantwortlichkeit verfolgt werden kann.

One-stop-Konformitätsdienst von Zhongshitong

Wir haben den gesamten Verwaltungsprozess für zur Prüfung vorzuhaltende Dokumente an die neue Regelung 2026 angepasst,einschließlich: Scannen und Archivierung von Dokumenten,verschlüsselte Speicherung elektronischer Dokumente,Konformitätsprüfung und -abgleich,Vernetzung und Koordination bei ortsfremden Anmeldungen.Unternehmen müssen nur die grundlegenden Transaktionsdokumente vorlegen,wir erledigen die gesamte konforme Aufbereitung der Dokumente und stellen sicher,dass sie den Prüfanforderungen der Steuerbehörden entsprechen.

Aufgrund der geografischen Vorteile des Hafens Shanghai können wir auf die neuesten politischen Entwicklungen der lokalen Zoll- und Steuerbehörden zugreifen und Unternehmen im Voraus vor Konformitätsrisiken warnen,um Verzögerungen bei der Steuerrückerstattung aufgrund von Politikänderungen zu vermeiden.Gleichzeitig unterstützt unser landesweites Hafenvernetzungsnetz Unternehmen,die an fremden Orten zollabfertigen,bei der regionsübergreifenden Prüfung von Dokumenten,ohne dass Unternehmen zusätzliche Aufwände betreiben müssen.