Vérification de conformité des stocks d'exportation par mandat non entrés réellement dans l'entrepôt - Guide complet des pratiques opérationnelles de déclaration en douane et remboursement de TVA 2026

En mars 2026,j’ai traité la demande d’un exportateur d’outils de quincaillerie de Suzhou.Ils réalisent une exportation par mandat selon les conditions EXW : la marchandise est directement transportée depuis l’usine de Taicang jusqu’au port de Yangshan à Shanghai,sans passer par le processus d’entrée dans leur propre entrepôt.Après avoir soumis la demande de remboursement de TVA,celle-ci a été refusée par l’administration fiscale,concernant un montant de remboursement de 1,28 million de yuans.J’ai déjà rencontré 17 cas similaires cette année.La grande majorité des entreprises croient à tort que "l’absence d’entrée des stocks dans l’entrepôt est une opération raisonnable",négligeant les exigences de correspondance des documents du point de vue de la régulation,ce qui entraîne finalement des pertes importantes.

Scénarios d’affaires courants pour les stocks d’exportation par mandat non entrés dans l’entrepôt

Actuellement,les modèles d’absence d’entrée dans l’entrepôt conformes se concentrent principalement sur trois scénarios : premièrement,dans le cadre des conditions EXW,l’usine supérieure livre directement la marchandise au terrain de stockage du port désigné,sans passer par l’entrepôt du mandataire ; deuxièmement,la collecte de marchandises provenant de plusieurs sources dans des régions différentes : des usines de différentes provinces livrent directement la marchandise à l’entrepôt de groupage,qui est exportée directement après groupage,et le mandataire ne touche pas au bien physique ; troisièmement,le client désigne un agent de transport,qui vient directement chercher la marchandise à l’usine pour la transporter,et le mandataire se charge uniquement de la déclaration des documents et de l’opération de remboursement de TVA.Ces scénarios ne sont pas en soi illégaux ; le problème principal est l’absence de conservation complète des documents prouvant le flux de marchandises.

Lignes rouges de vérification au niveau de la régulation en 2026

En 2026,les douanes et l’administration fiscale ont mis en place un partage en temps réel des données sur le flux de marchandises.Les enregistrements d’entrée des conteneurs dans le port,les traces GPS de la logistique et les données de sortie de l’usine peuvent être directement consultés pour vérification.Voici les dernières normes de vérification et règles de sanction :

Guide opérationnel de conformité applicable

Compte tenu des exigences de vérification pour le modèle d’absence d’entrée dans l’entrepôt,nous avons résumé trois méthodes opérationnelles directement applicables,qui ont permis à 32 entreprises de passer avec succès la vérification et de récupérer leur remboursement de TVA cette année :

• Traceabilité préalable des documents : Lors de la signature du mandat d’exportation,préciser clairement le modèle de livraison directe.Demander à l’usine supérieure de fournir un bon de prise en charge tamponné,à l’opérateur logistique de fournir une preuve de la trajectoire de transport complète,et à l’exploitant du port de fournir l’enregistrement d’entrée du conteneur/chargement.Tous les documents doivent être clairement marqués avec la mention "Stocks non entrés dans l’entrepôt,livraison directe pour exportation",et des versions électroniques et papier doivent être conservées pendant au moins 10 ans (en 2026,l’Administration générale des impôts a augmenté la durée de conservation des documents d’exportation de 5 à 10 ans).
• Gestion comptable standardisée : Ajouter un sous-compte "Livraison directe pour exportation" à la comptabilité des stocks,enregistrer le modèle,la quantité des marchandises,les informations de l’usine supérieure et le numéro de la déclaration en douane correspondante.Il n’est pas nécessaire de fournir des enregistrements d’inventaire d’entrée/sortie de biens physiques,mais il faut accompagner la comptabilité d’une note explicative sur la livraison directe,signée par le responsable de l’affaire et archivée.
• Prévision préalable du contrôle ciblé : En 2026,le système de vérification intelligente des documents mis en place au poste de douane de Shanghai augmente automatiquement de 70% la probabilité d’inspection pour les déclarations en douane dont la valeur par colis dépasse 500 000 yuans et qui mentionnent l’absence d’entrée dans l’entrepôt.Réaliser un réexamen de la classification du code HS et une vérification des éléments de déclaration avec les informations sur les biens physiques avant la déclaration peut réduire considérablement le risque de contrôle ciblé.

Conseils pour éviter les pièges des risques courants

En janvier de cette année,Mme Xue de Hangzhou nous a contactée.Elle a exporté une marchandise ordinaire vers l’Allemagne,mais n’avait pas conservé le document de transport de l’usine au port de Ningbo.L’administration fiscale a considéré que "le flux de marchandises est faux",refusant non seulement sa demande de remboursement de 320 000 yuans,mais lui demandant également de rembourser la TVA de 13%,entraînant une perte totale d’environ 400 000 yuans.Beaucoup d’entreprises pensent que le modèle d’absence d’entrée dans l’entrepôt est simple,donc elles omettent l’étape de collecte des documents,et finissent par transgresser les lignes rouges de la régulation.

Notre équipe de contrôle de risque basée à Shanghai,en collaboration avec 12 points de déclaration dans les ports du pays,peut fournir des services de gestion complète des documents pour la livraison directe de marchandises provenant de régions éloignées et de vérification de la correspondance entre la comptabilité et les biens physiques,ainsi que des pré-contenus avec les exigences de vérification des douanes et administrations fiscales locales,afin d’éviter les problèmes d’omission de documents.En outre,il faut prêter attention à deux risques cachés : d’une part,le risque de perte de change : si le remboursement de TVA est refusé dans le modèle d’absence d’entrée dans l’entrepôt,l’entreprise doit supporter un coût supplémentaire de 13%,et avec l’augmentation de l’amplitude des fluctuations du taux de change du yuan en 2026,les pertes pourraient être encore accrues ; d’autre part,le risque de frais de retard : en cas de contrôle ciblé et inspection par les douanes,les frais de détention de conteneur pour un conteneur de 20 pieds au port de Yangshan à Shanghai sont passés à 400 yuans par jour,et doublent après 7 jours,tandis que les frais de déballage de conteneur peuvent aller jusqu’à 2 000 yuans par fois.

Solutions d’optimisation de conformité pour des scénarios spéciaux

Pour les exportations vers les États membres du RCEP,dans le cadre du modèle d’absence d’entrée dans l’entrepôt,il faut obtenir à l’avance un certificat d’origine,en s’assurant que l’expéditeur et les informations sur les marchandises figurant sur le certificat d’origine correspondent parfaitement à celles de la déclaration en douane,afin de bénéficier d’une exonération totale de droits de douane au maximum ; pour les exportations vers l’Union européenne,il faut vérifier à l’avance les informations de la certification CE,afin d’éviter une inspection oubliée de la certification due à l’absence d’entrée dans l’entrepôt,ce qui entraînerait la détention des marchandises lors de la déclaration en douane au port de destination.Dans le cas d’un agent de transport désigné par le client selon les conditions EXW,il faut obtenir à l’avance le bon de prise en charge de l’agent de transport,préciser le point de transfert de la propriété des biens,afin d’éviter le problème de livraison sans connaissement de transport.

Le modèle d’absence d’entrée dans l’entrepôt n’est pas en soi une opération illégale.Tant que la traceabilité des documents et la gestion comptable sont bien effectuées,il est parfaitement possible de passer normalement la douane et de bénéficier du remboursement de TVA.Ne pas prendre de risques en omettant l’étape de conservation des documents.En cas de scénario incertain,il faut faire vérifier la conformité par un mandataire professionnel à l’avance,plutôt que de prendre des mesures de rattrapage après avoir déclenché une alerte de régulation,car le coût sera bien plus élevé.