Guide de rédaction de la déclaration descriptive des marchandises importées par procuration, incluant un modèle standard reconnu par les douanes et les précisions à remplir

Le mois dernier,M.Yan du Jiangsu nous a contactés.Il avait confié à une société commerciale locale l’importation par procuration d’un lot de vannes industrielles allemandes.Comme l’agent n’avait pas clairement indiqué dans la déclaration descriptive des marchandises que les termes commerciaux étaient EXW,et n’avait déclaré que la valeur des marchandises sans détailler les frais de transport et de prise en charge à l’étranger,le système de réévaluation douanière a alerté et retenu les marchandises.L’affaire a été bloquée pendant 12 jours,avec des frais de séjour au port s’élevant à 23 000 yuans,retardant également la production de l’usine en aval.Nous rencontrons ce type de problème 3 à 5 fois par mois.De nombreuses entreprises pensent que la déclaration descriptive est une simple formalité à remplir rapidement,mais en réalité,elle constitue la base essentielle pour que les douanes vérifient la véracité de la déclaration et déterminent la valeur en douane.En 2026,le taux d’approbation de ce document par les douanes est directement intégré dans le score de crédit de l’entreprise,et toute erreur affecte toutes les opérations d’import-export ultérieures.

I.Éléments clés de la déclaration descriptive des marchandises importées par procuration reconnue par les douanes en 2026

En 2026,les ports nationaux ont uniformément mis à niveau le système d’audit des documents de déclaration.Les modules obligatoires et les normes d’audit pour la déclaration descriptive des marchandises importées par procuration sont désormais unifiés à l’échelle nationale,il n’existe plus de différences entre les ports.Les exigences de remplissage spécifiques sont les suivantes :

II.Points d’ajustement d’adaptation de la déclaration descriptive pour différentes catégories de marchandises

Outre les normes de remplissage universelles,la déclaration descriptive pour différentes catégories de marchandises importées nécessite des compléments de contenu conforme pour éviter les contrôles lors de l’inspection des marchandises ou de la réévaluation :

• Marchandises générales : Il est essentiel de préciser la chaîne d’approvisionnement et l’utilisation finale des marchandises pour éviter les contrôles dus à une « non-conformité entre les marchandises et les documents ».En 2026,au port de Shanghai,pour les marchandises générales passant du commerce électronique transfrontalier au commerce général,il est requis d’indiquer en plus le champ d’activité du destinataire national,confirmant que les marchandises ne font pas partie des listes d’importation interdites ou restreintes.
• Équipements électromécaniques : Il est nécessaire d’indiquer en plus s’il s’agit d’équipements électromécaniques d’occasion.Pour ceux soumis à la certification 3C,le numéro de certification doit être clairement listé.Pour les marchandises figurant dans le catalogue des licences d’importation automatique,le numéro de licence doit être téléchargé simultanément.Nous avons précédemment rencontré un client de Suzhou qui importait une machine de moulage par injection d’occasion ; comme la déclaration descriptive n’indiquait pas la nature d’équipement d’occasion,elle a été directement transférée à l’inspection des marchandises pour une inspection obligatoire,retardant le projet de 21 jours.
• Produits chimiques : Il faut indiquer le numéro officiel de la FDS (Fiche de Données de Sécurité),le niveau de danger (le cas échéant).Pour les catégories dangereuses,il est nécessaire de préciser l’emplacement de l’étiquette de danger et les informations de contact d’urgence.En 2026,après la mise en œuvre de l’interconnexion des données entre les ports du delta du Yangtsé,pour les produits chimiques déclarés à Shanghai et transférés vers le Zhejiang ou le Jiangsu,la déclaration descriptive doit être copiée simultanément aux douanes locales pour enregistrement.

III.Erreurs courantes de remplissage et alertes de risque

De nombreuses entreprises,pour réduire les coûts,cachent les informations réelles de la transaction dans la déclaration descriptive,ce qui déclenche en fait des risques de non-conformité plus importants.En 2026,les problèmes fréquents que nous avons rencontrés se répartissent principalement en trois catégories :

La première catégorie est la dissimulation des termes commerciaux pour sous-déclarer les taxes,par exemple en déclarant des marchandises achetées EXW comme FOB,en cachant délibérément les frais de transport et de prise en charge à l’étranger.Une fois que le système de réévaluation douanière compare avec le prix moyen en douane des marchandises de même catégorie,non seulement les droits de douane et la TVA correspondants doivent être payés,mais aussi des pénalités de retard pouvant atteindre 50% des taxes dues.En même temps,l’entreprise sera inscrite sur la liste des entreprises à haut risque,et toutes les marchandises importées ultérieurement seront soumises à une inspection à 100%.

La deuxième catégorie est l’ambiguïté dans la répartition des responsabilités.De nombreuses déclarations descriptives ne précisent pas clairement l’entité effectuant le paiement à l’étranger ni l’attribution des responsabilités de déclaration.En cas de vérification douanière,le mandant et l’agent se renvoient la responsabilité.En 2026,la fréquence des vérifications par l’Administration d’État des Changes pour les paiements à l’étranger liés à l’importation par procuration a augmenté de 30%.Une déclaration descriptive sans responsabilités claires déclenchera directement une alerte de paiement,empêchant le transfert normal des devises et affectant les achats ultérieurs.

La troisième catégorie est l’omission de l’indication des frais cachés.Certains transitaire étrangers ne précisent pas les tarifs des frais de changement de connaissement ou de surestaries dans la déclaration descriptive,puis augmentent les prix une fois les marchandises arrivées au port.En 2026,les frais de changement de connaissement des transitaire sur les lignes Europe et Asie du Sud-Est fluctuent considérablement.Désormais,dans les déclarations descriptives que nous préparons pour nos clients,nous verrouillons à l’avance tous les détails des frais avant port pour éviter les hausses de prix de dernière minute.

IV.Conseils pratiques pour un dédouanement efficace

Si c’est la première fois que vous effectuez une importation par procuration,ou si la catégorie importée est soumise à inspection ou certification,il est recommandé de confier tous les documents à une société d’agent professionnelle pour une pré-vérification 3 à 5 jours à l’avance.Notre siège social est à Shanghai,nous pouvons déclarer à distance dans tous les ports nationaux,et nous avons plus de 120 points de coopération dans le monde,ce qui nous permet d’obtenir à l’avance des documents tels que les contrats d’achat à l’étranger et les justificatifs de paiement,et d’ajuster le contenu de la déclaration descriptive à l’avance.En 2026,notre taux de passage en une fois pour les déclarations descriptives soumises était de 99,2%,soit 17 points de pourcentage de plus que la moyenne du secteur.

Si vous avez déjà rencontré une situation où la déclaration descriptive a été rejetée,ne modifiez pas directement le contenu et ne la soumettez pas à nouveau.Obtenez d’abord les raisons du rejet des douanes,confirmez s’il s’agit d’une non-conformité des éléments de déclaration,d’un doute sur le prix,ou d’un manque de qualifications,puis ajustez et complétez les preuves correspondantes de manière ciblée.Nous pouvons effectuer les ajustements et la resoumission en 2 heures au plus vite,et terminer le dédouanement en 3 jours maximum.

Actuellement,de nombreuses entreprises utilisent directement le modèle fourni par le transitaire pour remplir la déclaration descriptive.Le niveau professionnel des différents transitaires est variable,ce qui entraîne facilement des omissions ou des erreurs de remplissage.Il est recommandé,après avoir rempli,de vérifier point par point en se référant au tableau ci-dessus,de confirmer que tous les contenus obligatoires sont remplis et que toutes les informations sont parfaitement cohérentes avec les autres documents,afin d’éviter plus de 90% des risques de rejet.