Liste des documents indispensables pour l'ensemble du processus d'importation par procuration : synthèse des dernières exigences de déclaration des douanes de 2026
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À la fin de l’année 2025,nous avons rencontré M.Xu,un homme qui vend des accessoires industriels dans la province du Zhejiang,qui a importé un lot de vannes d’Allemagne.Comme il n’a pas fourni le certificat d’origine officiel,les douanes ont déterminé qu’il ne pouvait pas bénéficier du taux de droit de la nation la plus favorisée,et ne remplissait pas non plus les conditions d’obtention du taux de droit de l’accord RCEP.Finalement,il a payé 123 000 yuans de droits antidumping supplémentaires en trop,et le bénéfice de tout le lot de marchandises a été réduit de près de 40 %.De nombreuses entreprises de commerce extérieur qui font de l’importation pour la première fois pensent souvent qu’il suffit de payer et de prendre les marchandises,et négligent souvent la conformité des documents.Ce n’est que lorsque les marchandises sont retenues qu’elles découvrent que les documents à compléter dépassent largement leurs attentes.
Liste des documents généraux indispensables pour l’importation par procuration en 2026
Voici les documents clés qui doivent être fournis pour l’importation de toutes les marchandises ordinaires,ce sont également les matériaux de première priorité pour le contrôle des documents par les douanes.L’absence de n’importe quel élément empêche la déclaration normale :
| Catégorie de document | Entité émettrice | Rôle clé | Dernières exigences de 2026 |
|---|---|---|---|
| Facture commerciale | Exportateur étranger | Base clé pour l’évaluation de la valeur en douane et la détermination du prix taxable par les douanes | Les termes commerciaux (EXW/FOB/CIF etc.),la marque et le modèle doivent être clairement indiqués,et le bordereau de paiement correspondant doit être joint pour prouver la véracité de la valeur de la marchandise |
| Liste de colisage | Exportateur étranger | Certificat clé pour vérifier la quantité,le poids et les spécifications d’emballage des marchandises | Le poids net,le poids brut et les dimensions de l’emballage extérieur de chaque article doivent être indiqués,et un rapport de vérification de cargaison doit être fourni pour les marchandises en vrac |
| Connaissement de transport | Transporteur / transitaire désigné | Titre de propriété,matériau clé pour prouver la trajectoire de transport des marchandises | Le connaissement nominatif doit être préalablement muni de l’endossement maritime du destinataire,le connaissement électronique doit être accompagné d’une lettre de garantie de connaissement électronique,et les itinéraires des pays membres du RCEP peuvent utiliser le connaissement électronique pour la déclaration directe |
| Certificat d’origine | Conseil pour la promotion du commerce international ou l’organisme douanier auquel l’exportateur étranger est rattaché | Certificat clé pour déterminer le taux de droit applicable | Les certificats d’origine délivrés par les pays membres du RCEP peuvent directement passer par le canal de vérification électronique,sans besoin de soumettre l’original papier,et toutes les informations sur le certificat doivent être parfaitement identiques à celles de la facture |
| Contrat commercial | Les deux parties importatrice et exportatrice | Matériau clé pour prouver la véracité du commerce | Les modalités de paiement,le délai de livraison et les critères d’acceptation de qualité doivent être clairement indiqués,et les commissions et remises doivent être mentionnées séparément |
Exigences de documents spéciaux de contrôle pour différentes catégories de marchandises
Outre les documents généraux,les produits de certaines catégories de contrôle nécessitent de fournir des documents de qualification spéciaux supplémentaires.En 2026,les exigences de contrôle des documents pour les catégories à haut risque sont davantage détaillées par les douanes,les exigences clés sont les suivantes :
- Catégorie des machines et équipements : Pour les équipements neufs soumis à licence,il faut demander à l’avance la « Licence d’importation automatique ».Les équipements d’occasion doivent être accompagnés du certificat de conformité d’inspection et de quarantaine délivré par l’organisme de vérification chinois à l’étranger.En 2026,le port de Shanghai a ouvert un canal de pré-vérification pour les équipements d’occasion,la soumission des documents à l’avance permet de réduire de 70 % le temps de contrôle
- Catégorie des produits chimiques : Les produits chimiques ordinaires doivent fournir la version complète de la FDS (fiche de données de sécurité des produits chimiques) à 16 rubriques.Les marchandises dangereuses doivent être en outre munies de l’étiquette de danger en chinois conforme aux dernières normes nationales,et fournir le « Rapport d’identification des caractéristiques de danger »
- Catégorie des denrées alimentaires et des cosmétiques : Pour les denrées alimentaires d’origine animale ou végétale,il faut demander à l’avance le « Permis de quarantaine pour les animaux et les végétaux importés ».Les cosmétiques importés doivent fournir le « Certificat d’enregistrement des cosmétiques importés » valide.Tous les produits doivent indiquer le numéro d’enregistrement en Chine de l’entreprise de production étrangère
- Catégorie soumise à la certification 3C : Les produits figurant dans le catalogue des produits soumis à certification obligatoire doivent fournir le certificat de certification 3C valide.Ceux qui remplissent les conditions d’exemption peuvent soumettre à l’avance le « Certificat d’exemption de certification obligatoire des produits » aux douanes
Techniques pratiques pour éviter les pièges des documents d’importation par procuration
L’année dernière,nous avons également accompagné Mme Shen,qui fait du commerce transfrontalier de produits de beauté,qui a importé un lot de masques faciaux de Corée du Sud.La marque dans les éléments de déclaration différait d’une lettre de celle indiquée sur le certificat d’origine,ce qui a directement déclenché le contrôle ciblé du système de big data des douanes.Les marchandises sont restées retenues au port pendant 12 jours,ce qui a généré 32 000 yuans de frais de conteneur et de frais de stockage.Nous rappelons à tous les importateurs que les informations clés de tous les documents (valeur de la marchandise,marque,modèle,quantité,origine) doivent être 100 % identiques.Même en cas d’erreur de frappe,il faut demander à l’expéditeur étranger de la corriger à l’avance,ne pas se fier à la chance.
En 2026,le système d’évaluation de la valeur en douane par big data a déjà réalisé la liaison des données de valeur des marchandises des principaux ports du monde.Ne pas sous-déclarer la valeur des marchandises pour payer moins de droits.Une fois alerté par le système,non seulement vous devrez payer complémentairement les droits et les pénalités de retard,mais vous serez également inscrit sur la liste des personnes non fiables,et toutes vos marchandises importées par la suite seront soumises à un contrôle renforcé.Actuellement,lors de la pré-vérification des documents pour tous nos clients,nous vérifions systématiquement la valeur moyenne d’importation des mêmes catégories de marchandises de la même provenance au cours des 3 derniers mois,pour ajuster la logique de déclaration à l’avance et éviter le rejet de l’évaluation de la valeur.
Alerte de risque de conformité des documents d’importation par procuration
Premier risque : risque de déclaration de la valeur taxable : Si vous importez selon la clause EXW,la valeur indiquée sur la facture commerciale est le prix de sortie d’usine à l’étranger.Vous devez intégrer le fret international,l’assurance et les frais de prise en charge des marchandises à l’étranger dans la déclaration de la valeur taxable.De nombreuses entreprises omettent de déclarer ces frais,et sont obligées par les douanes de payer complémentairement les droits de douane et la TVA,avec une pénalité de retard de 0,5 ‰ par jour.
Deuxième risque : piège des frais d’échange de connaissement : Si le transitaire est désigné par le client étranger,de nombreux transitaires facturent des frais supplémentaires tels que frais de documentation,frais d’opération dans la phase d’échange de connaissement.Dès que vous obtenez le connaissement,vous devez demander à l’agence de vérifier le détail des frais d’échange de connaissement pour éviter les facturations abusives.Notre réseau d’agences partenaires dans le monde entier permet de vérifier à l’avance les tarifs de tous les transitaires étrangers pour éliminer les frais cachés.
Troisième risque : risque de frais de retard : Depuis 2026,la période de gratuité de conteneur pour les marchandises ordinaires des principaux transporteurs maritimes du monde est généralement réduite à 7 jours.Si vos documents incomplets causent un retard de dédouanement,les frais de conteneur dépassant la période augmenteront de 30 % par jour.Pour un conteneur de 20 pieds,les frais de conteneur mensuels peuvent même dépasser la valeur de la marchandise elle-même.
Notre siège social est situé à Shanghai,nous réalisons la déclaration à distance pour tous les ports de Chine.Plus de 200 agences partenaires à l’étranger peuvent vous aider à terminer la vérification de conformité de tous les documents à l’étranger à l’avance,et à anticiper les risques de classification du code SH.En 2026,notre service de pré-vérification permet à 98 % des marchandises ordinaires d’être dédouanées dans les 24 heures,afin d’éviter toutes les pertes causées par des problèmes de documents.
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