Manque de documents de conservation pour remboursement de taxe à l'exportation ? Ces 3 types de documents clés affectent directement la vitesse de versement du remboursement

Cadre de conformité central des documents de conservation pour remboursement de taxe à l’exportation en 2026

En mars 2026,l’Administration générale des douanes et l’Administration générale des impôts ont publié conjointement le Règlement sur la gestion des documents d’enregistrement pour remboursement (exonération) de taxe à l’exportation révisé,qui précise les exigences de format obligatoire pour les documents de conservation électroniques et inclut simultanément les documents d’enregistrement exclusifs pour l’exportation B2B de commerce électronique transfrontalier dans le champ de vérification.Contrairement à l’exigence passée de conservation uniquement sur papier,la nouvelle règle exige que les documents électroniques conservés par les entreprises soient des versions indexables par OCR,au format PDF avec signature électronique,et qu’ils soient fournis intégralement dans les 10 jours ouvrables suivant la demande de vérification de l’autorité fiscale.

En tant qu’organisme de services de commerce extérieur basé à Shanghai,nous nous appuyons sur le réseau de liaison des ports nationaux pour aider les entreprises à compléter l’archivage en tout processus et l’audit de conformité des documents de conservation.Nous effectuons des vérifications préalables pour les exigences de signature électronique du certificat d’origine des pays membres du RCEP et les normes de conservation des documents d’exemption de droit antidumping de l’UE ajustées par la nouvelle règle 2026,afin d’éviter les retards dans le remboursement dus à l’inconformité des documents.

I.Liste des quatre types de documents de conservation clés

Selon la politique la plus récente de 2026,les documents de conservation pour remboursement de taxe à l’exportation doivent couvrir toute la chaîne de transaction.Voici les quatre types de documents obligatoires et leurs exigences de conformité :

Risques de conformité courants et conseils pour éviter les pièges

• Stockage non conforme des documents électroniques : seuls les captures d’écran WeChat et les fichiers image non cryptés sont conservés,ce qui empêche l’autorité fiscale de les indexer par OCR lors de la vérification et conduit directement à une condamnation pour non-conformité dans la conservation des documents
• Incohérence entre la description des marchandises sur la déclaration douanière et la facture : certaines entreprises simplifient la déclaration en écrivant "outils de quincaillerie" sur la déclaration douanière,mais indiquent des modèles spécifiques sur la facture,ce qui fait douter l’autorité fiscale de la des catégories de marchandises
• Manque de conservation du justificatif de recouvrement : pour les projets de recouvrement à terme,l’absence de conservation du protocole de conversion à terme de la banque fait que l’autorité fiscale suspendra le remboursement jusqu’à la fourniture du justificatif complet de recouvrement
• Signature du certificat d’origine non conforme à la nouvelle règle 2026 : le certificat d’origine des pays membres du RCEP doit être tamponné avec une signature électronique par une autorité autorisée du pays d’exportation ; les versions avec signature sur papier ne sont plus acceptées
• Documents de logistique incomplets : seuls les copies de connaissement sont conservés,sans reçu de terminal ni contrat de courtage de fret,ce qui ne permet pas de prouver la trajectoire complète de sortie des marchandises

Cas pratique : Retard dans le remboursement dû à un manque de documents de conservation et plan de rectification

En 2025,M.Deng,responsable d’une entreprise d’exportation de quincaillerie à Shanghai,a exporté 1,2 million de dollars US de kits d’outils manuels vers l’UE.En raison de l’absence de conservation de la version avec signature électronique du reçu de terminal,l’autorité fiscale a suspendu le remboursement,impliquant un montant de remboursement de 186 000 yuans.

Après avoir reçu la commission,nous avons guidé M.Deng à contacter le courtier en fret pour obtenir le fichier de signature électronique du nouveau reçu de terminal 2026,et vérifié simultanément la description des marchandises sur la déclaration douanière et la facture de vente,ajoutant les modèles spécifiques de la facture dans la colonne de remarques de la déclaration douanière pour corriger les données de déclaration.Dans les 3 jours ouvrables,l’autorité fiscale a complété la révision et le montant total du remboursement a été versé,sans surtaxe supplémentaire.

La leçon centrale de ce cas est : les entreprises attachent souvent de l’importance à des documents clés comme la déclaration douanière et la facture,mais négligent la conservation des documents de toute la chaîne logistique.Or,dans la nouvelle règle 2026,les documents de logistique sont devenus l’un des points de vérification de l’autorité fiscale.

Détails de conformité à surveiller en priorité en 2026

Selon les marchés d’exportation,les exigences de documents de conservation varient : pour les pays membres du RCEP,il faut conserver en plus le lien de vérification électronique du certificat d’origine ; pour le marché américain,il faut conserver le reçu de déclaration AMS de la douane américaine ; pour le marché du Moyen-Orient,il faut conserver le document de certification d’entrée après dédouanement des marchandises.

De plus,en 2026,l’autorité fiscale augmentera la force de vérification sur les entreprises qui déclarent en .Si une entreprise déclare à la douane du port de Shanghai mais demande le remboursement à Shenzhen,elle doit conserver en plus le certificat de vérification lié du port pour garantir la traçabilité complète des documents.

Avertissement de risque : Normes de sanction pour non-conformité dans la conservation des documents

Selon le règlement d’application de la loi sur la gestion fiscale révisé en 2026,les entreprises qui ne conservent pas les documents de référence pour remboursement de taxe à l’exportation conformément aux règles seront ordonnées par l’autorité fiscale de rectifier dans un délai fixe et amendées d’une amende de 2 000 yuans à 10 000 yuans ; en cas de circonstances graves,l’amende sera de 10 000 yuans à 50 000 yuans,et cela affectera également le grade de crédit fiscal de l’entreprise,entraînant une réduction de plus de 30% du taux de passage de l’examen de remboursement ultérieur.

Si une entreprise cache ou modifie intentionnellement les documents de conservation,elle sera reconnue comme ayant commis une fraude de remboursement de taxe à l’exportation,amendée d’une amende de 50% à 5 fois le montant fraudé,et même poursuivie en justice.

Service de conformité intégral de Zhongshitong

Nous avons ajusté le processus de gestion complet des documents de conservation en fonction de la nouvelle règle 2026,y compris : numérisation et archivage des documents,stockage crypté des documents électroniques,vérification d’audit de conformité,collaboration de déclaration inter-régionale.Les entreprises n’ont qu’à fournir les documents de transaction de base,et nous compléterons l’organisation conforme de tous les documents pour garantir la conformité aux exigences de vérification de l’autorité fiscale.

En s’appuyant sur l’avantage géographique du port de Shanghai,nous pouvons accéder aux dernières dynamiques politiques des douanes et autorités fiscales locales,prévenir les risques de conformité pour les entreprises à l’avance et éviter les retards dans le remboursement dus aux changements de politique.En outre,notre réseau de liaison des ports nationaux peut aider les entreprises à déclarer en à compléter l’audit inter-régional des documents,sans nécessiter de déplacements supplémentaires pour les entreprises.